FAQ:WorkflowManagerBeispielMahnwesen

Workflow Manager Beispiel (Mahnwesen)?

Workflow Manager Beispiele

Mit diesen Beispielen wollen wir Ihnen den Workflow Manager ein wenig näher bringen. Als Beispiel nehmen wir das Mahnwesen, welches in Afterbuy über die Verkaufsübersicht nur durch viele manuelle Klicks möglich ist.

Die dargestellten Beispiele dienen als Muster und können ggf. zu Ihrem täglichen Arbeitsgeschäft abweichend sein. Sie können sich an diesen Beispielen orientieren und diese an Ihre Arbeitsweise anpassen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Filter, Suchkriterien und Aktionen die richtigen Vorgänge betreffen, sollten Sie vorerst nur einzelne Steps anlegen und erstellen nicht direkt einen großen Workflow. Für jeden ersten Step eines Workflows wird Ihnen eine Vorschau mit den Vorgängen angezeigt, die von den Angaben betroffen sind.
Daher empfiehlt es sich, erst Ihre gewünschten jeweiligen Arbeitsschritte als einzelne Workflows anzulegen, um somit eine Vorschau der einzelnen Steps zu sehen. Sobald Sie mit diesen Steps vertraut sind, können Sie diese zu einem Workflow vereinen.

Sollten Sie direkt einen Workflow mit mehreren Steps anlegen, beachten Sie bitte, dass nur für den ersten Step eine Vorschau angezeigt wird und die restlichen Steps automatisch abgearbeitet werden.

Hinweis zu Datumswerten: Wie auch in der Verkaufsübersicht lassen sich bei Datumskriterien direkt ein Datum und Uhrzeit eintragen oder bestimmte Tage zurück oder nach vorne angeben: z.B.: 16.10.1979 01:15:55 oder 16.10.1979; es kann ebenfalls die Tagesangabe benutzt werden z.B. -1 entspricht: gestern, -10 entspricht: vor 10 Tagen

Beispiel

1. Workflow Manager "Erinnerung":

Mit diesem Workflow wollen wir allen Kunden die Erinnerungs-E-Mail zusenden, die

• noch nicht bezahlt haben
• nicht erinnert worden
• bei denen das Verkaufsdatum kleiner gleich 7 Tage zu heute ist

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier nehmen wir den Filter "Bezahlt" und negieren diesen mit Aktivierung der Checkbox "nicht", d.h. alle Vorgänge filtern, die noch nicht bezahlt sind. Als 2. Filter nutzen wir "Erinnerte" und negieren auch diesen, sodass alle nicht bezahlten und nicht erinnerte Vorgänge gefiltert werden. Weiter nutzen wir Gutschriften als Filter und negieren auch diesen, um uns nur Vorgänge auszuwählen, um Gutschriften aus der Betrachtung zu ziehen.
Filter	Als Kriterium nutzen wir hier "Verkaufsdatum" und verwenden als Operator "kleiner gleich" und als Wert geben wir "-7" an.
Aktion	Abschließend wählen wir bei Aktion "Erinnerungs-E-Mail" aus. Somit bekommen alle gefilterten Vorgänge/Kunden die Erinnerungsmail zu gesendet.

Beispiel

2. Workflow Manager "Mahnung 1":

Mit diesem Workflow wollen wir allen Kunden die Mahnung 1 zusenden, die

• noch nicht bezahlt haben
• schon erinnert worden
• noch keine Mahnung 1 erhalten haben
• bei denen das Erinnerungsdatum kleiner gleich 4 Tage zu heute ist.

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter einmal "Bezahlte" aus und negieren diesen. Des Weiteren wählen wir "Erinnerte", d.h. alle Kunden, die schon eine Erinnerungsmail (siehe Beispiel "Workflow Manager Erinnerung") erhalten haben. Außerdem wollen wir die Mahnung 1 nur an Kunden versenden, die diese noch nicht erhalten haben und fügen noch einen weiteren Filter hinzu "Gemahnte 1" und negieren diesen.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "Erinnerungs-E-Mail gesendet" aus und als Operator verwenden wir hier auch "kleiner gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier "-4" an, d.h. dass das Erinnerungsdatum kleiner gleich 4 Tage in der Vergangenheit liegt.
Aktion	Zum Schluss wählen wir "Mailvorlage" und wählen dann die Vorlage "Mahnung1" aus.

Beispiel

3. Workflow Manager "Mahnung 2":

Mit diesem Workflow wollen wir allen Kunden die Mahnung 2 zusenden, die

• noch nicht bezahlt haben
• schon gemahnt worden sind
• noch keine Mahnung 2 erhalten haben
• bei denen das 1. Mahnungsdatum kleiner gleich 7 Tage zu heute ist.

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter einmal "Bezahlt" und negieren diesen. Des Weiteren wählen wir "Gemahnte 1", d.h. alle Kunden, die schon die eine Mahnung (siehe Beispiel "Workflow Manager Mahnung 1") erhalten haben Außerdem wollen wir die Mahnung 2 nur an Kunden versenden, die diese noch nicht erhalten haben und fügen noch einen weiteren Filter hinzu "Gemahnte 2" und negieren diesen.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "Mahnung 1" aus und als Operator verwenden wir hier auch "kleiner gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier "-7" an, d.h. dass das 1. Mahndatum kleiner gleich 7 Tage in der Vergangenheit liegt.
Aktion	Zum Schluss wählen wir hier "Mailvorlage" und wählen dann die Vorlage "Mahnung2" aus.

Beispiel

4. Workflow Manager "Markierung setzen":

Hinweis: Legen Sie bitte zuvor eine eigene farbliche Markierung an.

Mit diesem Workflow wollen wir allen Kunden eine farbliche Markierung setzen, die

• noch nicht bezahlt haben
• schon zweimal gemahnt worden (Mahnung 1 + 2 erhalten)
• bei denen das 2. Mahndatum kleiner gleich 4 Tage zu heute ist.

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter einmal "Bezahlt" und negieren diesen. Des Weiteren wählen wir "Gemahnte 2", d.h. alle Kunden, die schon die zweite Mahnung (siehe Beispiel "Workflow Manager Mahnung 2") erhalten haben.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "Mahnung 2" aus und als Operator verwenden wir hier auch "kleiner gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier "-4" an, d.h. dass das 2. Mahndatum kleiner gleich 4 Tage in der Vergangenheit liegt.
Aktion	Zum Schluss wählen wir hier "Markierung setzen / entfernen" und wählen eine farbliche Markierung aus ... in unserem Beispiel heißt diese Markierung "zu löschen oder eBay Mahnung / Gutschrift".

Beispiel

5. Workflow Manager "eBay Mahnung /Gutschrift bei Artikeln mit Markierung X":

Mit diesem Workflow wollen wir bei allen eBay Artikeln die Ebay Mahnung / Gutschrift auslösen, die

• noch nicht bezahlt haben
• noch nicht die eBay Mahnung erhalten haben
• noch nicht die eBay Gutschrift erhalten haben
• eine bestimmte Markierung zugewiesen haben

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter einmal "Bezahlt" und negieren diesen. Außerdem wählen wir "eBay gemahnte" und negieren auch diesen und dazu kommt noch ein Filter "eBay gutgeschriebene" und negieren diesen auch.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "MarkierungsID" aus und als Operator verwenden wir hier auch "gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier die ID der Markierung an ... in unserem Beispiel beziehen wir uns auf die Markierung "zu löschen oder eBay Mahnung / Gutschrift", welche die ID "8465" hat.
Aktion	Als Aktion wählen wir hier "eBay Mahnung / Gutschrift" aus und als Gründe geben wir an, dass der Zahlungseingang vom Käufer noch nicht erfolgt ist.

Beispiel

6. Workflow Manager "Sell-Creator Artikel mit Markierung X ausblenden und Mailvorlage":

Mit diesem Workflow wollen wir bei allen Sell-Creator Verkäufen eine E-Mailvorlage verschicken und diese Verkäufe dann ausblenden, die

• Sell-Creator Artikel sind
• eine bestimmte Markierung zugewiesen haben

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter nur "Sellcreator Artikel" aus.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "MarkierungsID" aus und als Operator verwenden wir hier auch "gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier die ID der Markierung an ... in unserem Beispiel beziehen wir uns auf die Markierung "zu löschen oder eBay Mahnung / Gutschrift", welche die ID "8465" hat.
Aktion	Als Aktion wählen wir einmal "Ausblenden" aus. Des Weiteren wählen wir "Mailvorlage" aus und suchen aus den Vorlagen "Löschung der Bestellung, da kein Geld trotz Mahnung2" raus.

Beispiel

7. Workflow Manager "Amazon Artikel mit Markierung X ausblenden und Mailvorlage":

Mit diesem Workflow wollen wir bei allen Amazon Verkäufen eine E-Mailvorlage verschicken und diese Verkäufe dann ausblenden, die

• Amazon Artikel sind
• eine bestimmte Markierung zugewiesen haben

Name	Beschreibung
Standardfilter	Hier wählen wir als Filter nur "Amazon Artikel" aus.
Filter	Hier wählen wir das Kriterium "MarkierungsID" aus und als Operator verwenden wir hier auch "gleich". Als Wert für das Kriterium geben wir hier die ID der Markierung an ... in unserem Beispiel beziehen wir uns auf die Markierung "zu löschen oder eBay Mahnung / Gutschrift", welche die ID "8465" hat.
Aktion	Als Aktion wählen wir "Mailvorlage" aus und suchen aus den Vorlagen "Löschung der Bestellung, da kein Geld trotz Mahnung2" raus. Des Weiteren wählen wir "Ausblenden" aus.

Beispiel

8. Workflow Manager "Allen in einem":

Dieser Workflow vereint alle obigen einzelnen Workflows zu einem einzigen Workflow zusammen. Dadurch muss man nicht mehr 7 Workflows nach einander ausführen, sondern führt mit nur einem Workflow all diese Arbeitsschritte nach einander aus.

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