FAQ:WiekonfiguriereunddruckeichDHLRetouren

Wie konfiguriere und drucke ich DHL-Retouren?

Der Paketscheindienstleister DHL bietet seinen Kunden die Möglichkeit, Retouren-Etiketten dem zu versendenten Paket direkt mit beizulegen. Afterbuy hat diese Funktionalität ebenfalls integriert. In diesem Guide wird Ihnen beschrieben, welche Einstellungen Sie in Afterbuy vornehmen müssen, um die Retouren zusammen mit Ihrer Kaufabwicklung zu verwenden.

Konfiguration

Bevor die Retouren-Funktion in Afterbuy verwendet werden kann, müssen einige Vorbereitungen getroffen werden. Die einzelnen Schritte sind hier im Abschnitt beschrieben.

Empfängerliste einrichten

Zur Verwendung der Retouren-Funktion ist eine Liste so genannter Empfänger erforderlich. Ein Empfänger beschreibt im Grunde den Zusammenhang zwischen einem Empfängerland und der diesem Land zugeordnete Abrechnungsnummer, sowie der Anschrift, an die eine Retoure vom Käufer zurückgeschickt werden kann. Diese Listet wird im Geschäftskundenportal von DHL verwaltet. Zum einen bietet DHL ihren Kunden die Möglichkeit an, alle im Konto konfigurierten Empfängerländer zu exportieren und zum anderen ist in Afterbuy eine Funktion verfügbar, mit der diese Empfängerliste importiert werden kann.

Empfängerliste von DHL herunterladen

Loggen Sie sich zunächst in Ihr DHL-Geschäftskundenkonto ein. Wählen Sie anschließend den Punkt Paket & Waren, Retoure, Einstellungen aus. Sollte dieser Punkt bei Ihnen nicht vorhanden sein, dann kontaktieren Sie bitte DHL und beantragen diese Funktion für Ihr Geschäftskundenkonto.

Hiernach gelangen Sie zu Liste, der bei Ihnen vorkonfigurierten Empfänger, die Sie im unteren Teil dieser Seite finden. Diese Liste gilt es nun zu exportieren.

Hierfür klicken Sie zunächst bitte den Link URL & Receiver Ids, um das Fenster zu öffnen, mit dessen Hilfe Sie die Daten von DHL heruntergeladen können.

Nun klicken Sie die Schaltfläche Ausführen und die Datei im CSV-Format wird in Ihrem Download-Ordner gespeichert. Bitte merken Sie sich den Namen dieser Datei, da dieser im nächsten Schritt für den Import in Afterbuy benötigt wird.

Bei der Receiver-ID handelt es sich in der Regel um den Ländercode des Ziellandes im ISO-A3-Format. Doch kann dieser Wert im GKP geändert werden. Um nun eine reibungslose Funktionsweise in Afterbuy zu garantieren, wird dringend empfohlen, diesen Ländercode im Geschäftskundenportal nicht zu ändern!

Empfängerliste in Afterbuy importieren

Wechseln Sie bitte zunächst in Ihr Afterbuy-Konto und öffnen Sie dort die Einstellungen. Im Abschnitt DHL finden Sie im rechten Teil des Bereiches DHL-Services den Link zur Verwaltung der Receiver-IDs für Retouren-Etiketten, mit dessen Hilfe Sie zur Empfängerverwaltung der DHL-Retouren gelangen.

Auf der Seite Receiver-Verwaltung für Retourenetiketten finden Sie unten im Footer den Link DHL-Liste importieren, den Sie bitte klicken. Daraufhin öffnet sich der Dialog zum Datenimport. Hier klicken Sie zunächst die Schaltfläche Datei auswählen und wählen die zuvor von DHL heruntergeladene CSV-Datei aus. Diese Datei befindet sich in Ihrem Download-Ordner.

Nehmen Sie eventuell noch weiter Einstellungen vor und klicken abschließend bitte die Schaltfläche Importieren. Wenn keine Fehler auftraten, dann sollten Sie nun in der Übersicht alle Ihre Einträge der Empfängerländer sehen und die Vorbereitungen sind erst einmal abgeschlossen.

Bedenken Sie bitte, dass Sie die Liste der Retouren-Empfänger erneut in Afterbuy importieren müssen, sobald Sie im DHL-Geschäftskundenportal daran Änderungen vorgenommen haben!

Retouren drucken

Retouren können zusammen mit dem Rechnungs- und dem Paketscheindruck erzeugt werden. Das gilt sowohl für das Handling über die Verkaufsübersicht (VKÜ) als auch für die Verarbeitung über Workflows. Außerdem besteht die Möglichkeit, Retouren auch separat zu erstellen. Das ist jedoch nur über die Verkaufsübersicht gegeben. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, Retouren entweder als PDF zu erstellen oder alternativ eine E-Mail mit einem Link an den Käufer zu verschicken. Beide Aspekte sind Teile dieses Abschnitts.

Retouren-Etiketten drucken

Zur Vereinfachung wird in diesem Abschnitt auf das reine Erzeugen der Retouren eingegangen. Dennoch sind die hier erläuterten Funktionsweisen sowohl im Rechnung- als auch im Paketscheindruck analog gestaltet und können daher dort genauso angewendet werden. Melden Sie sich zunächst in Ihrem Afterbuy-Konto an und wechseln Sie anschließend zur Verkaufsübersicht. Filtern nun alle Verkäufe, für die Retourenscheine erstellt werden sollen. Klicken Sie Alle auswählen und selektieren dann in der Dropdown-Liste den Punkt DHL-Retouren-Etiketten drucken aus.

Als Nächstes klicken Sie die Schaltfläche Ausführen. Hiernach gelangen Sie zur Seite mit den Einstellungen für den Retourendruck.

Nun nehmen Sie hier Ihre individuellen Einstellungen für den konkreten Retourendruck vor. Zur Auswahl stehen die Optionen, die unten aufgeschlüsselt sind.

Name	Beschreibung
Retouren-Etiketten drucken für	Wählen Sie aus dieser Dropdown-Liste die Druckerkonfiguration aus, mit der Sie die Retouren erstellen wollen. Bitte beachten Sie, dass dieses Feature nur für DHL verfügbar ist. Somit können hier auch nur für DHL konfigurierten die Drucker ausgewählt werden.
Retouren-Etiketten-Typ	Wählen Sie hier die Art aus, wie Ihr Retouren-Etikett erstellt werden soll. DHL bietet die Möglichkeit an, Retouren als Paketschein oder als QR-Code zu erzeugen. Außerdem ist die Erstellung beider Arten ebenfalls gestattet.
Receiver-ID (Retourenempfängername)	Hier können Sie optional die Receiver-ID angeben, die für alle in der VKÜ ausgewählten Verkäufe verwendet werden soll. Wenn hier keine Angabe vorgenommen wird (empfohlen), dann wird das Zielland der Retoure aus dem jeweiligen Verkauf bestimmt. Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, handelt es sich bei der Receiver-ID um den ISO-A3-Ländercode des Ziellandes. Mit der Angabe einer abweichenden Receiver-ID werden die automatisch aus dem Verkauf entnommenen Daten überschrieben, was unter Umständen zu ungewollten Verhalten führen kann
Art der Retourenverarbeitung	Wählen Sie hier aus, ob Sie ein PDF erstellen wollen, dass Sie dem Paket beilegen, oder ob Sie dem Käufer lieber eine E-Mail mit einem Link schicken möchten, mit dessen Hilfe der Empfänger selbst einen Retourenschein ausdrucken kann. Wenn Sie hier keine Wahl treffen, dann wird standardmäßig ein PDF erzeugt.
Vorlage für E-Mail-Texte	Hier können Sie die Vorlage für die E-Mail auswählen, die an den Käufer geschickt werden soll. Voraussetzungen für die Verwendung dieser Funktion sind eine gültige E-Mail-Vorlage sowie eine im Verkauf hinterlegte gültige E-Mail-Adresse des Käufers. Inhalt

Schließlich klicken Sie die Schaltfläche Drucken, um den Druck der Retouren zu beauftragen. Anschließend werden Sie zur Seite mit den Druckergebnissen weitergeleitet. Zudem wird im Falle eines PDF-Drucks ein zusätzlicher Browser-Tab geöffnet, in dem das PDF mit der Retoure angezeigt wird.

Gegebenenfalls prüfen Sie bitte Ihre Browsereinstellung für Pop-up-Fenster, falls der zusätzlich Browser-Tab mit dem PDF nicht angezeigt werden sollte.

Nach der Druckausführung prüfen Sie bitte auf der Seite DHL-Retouren-Etiketten-Druck, ob eventuell Fehler aufgetreten sind. Versuchen Sie zunächst die Ursachen der Fehler herauszufinden und zu beheben. Führen Sie anschließend den Druck dann erneut. Sollten Sie danach immer noch Schwierigkeiten mit dem Retourendruck haben, wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an den Afterbuy-Support.

Retouren-Mails verschicken

Wie bereits an andere Stelle erwähnt, können auch E-Mails mit einem Link zum DHL-Portal an Käufer verschickt werden. Hierbei gilt es jedoch ein paar Vorbedingungen zu beachten, diese sind:

1. Der Retouren-Link für den Empfänger eines Verkaufs muss einer Receiver-ID (in der Regel der ISO-A3-Code des Ziellandes) zugeordnet sein.
2. In Afterbuy muss eine E-Mail-Vorlage vorhanden sein, die mindestens die Variable <-BuyerReturnLabelUrl-> enthält.
3. Dem Käufer muss im Verkauf eine E-Mail-Adresse zugeordnet sein.

Link für Käufer-Mail prüfen

Wie oben angesprochen muss einer Receiver-ID ein Link zum DHL-Portal zugeordnet sein. Wenn Sie wie im Abschnitt Empfängerliste einrichten beschrieben vorgegangen sind, dann sollten die Links zu den einzelnen Receiver-IDs bereits in Afterbuy vorhanden sein. Sie können das leicht prüfen, in dem Sie zur Verwaltung der Receiver-ID wechseln (Einstellungen, Abschnitt DHL, Link Verwaltung der Receiver-IDs für Retourenetiketten klicken) und die einzelnen Einträge zum Bearbeiten öffnen. Steht im Feld Kunden-Link einen URL, dann kann davon ausgegangen werden, dass der Käufer-Link vorhanden ist.

Alternativ ist es auch möglich, in der Liste auf den Link in der Spalte Kunden-Links zu klicken. Öffnet sich ein neues Browser-Tab mit einem DHL-Formular, dann kann ebenfalls davon ausgegangen werden, dass die Käufer-Links korrekt konfiguriert sind. Importieren Sie im Zweifel die Empfängerdaten von DHL, oder falls Sie Änderungen bei DHL vorgenommen haben, einfach neu. Die Vorgehensweise ist im Abschnitt Empfängerliste einrichten beschrieben.

Vorlage für Käufer-Mail prüfen

Zur Prüfung der E-Mail-Vorlagen, die Sie für Ihre Käufer-Mails mit den Retouren-Links verwenden können, wechseln Sie in Afterbuy zunächst zur Seite E-Mail Texte (Menü Konfiguration, E-Mailtexte). Suchen Sie dann in der Liste Ihrer E-Mail-Vorlagen nach dem Eintrag für Ihre DHL-Retouren-Mails und öffnen diese zur Bearbeitung. Wenn diese Vorlage die Afterbuy-Variabel <-BuyerReturnLabelUrl-> enthält, dann kann diese Vorlage für die Mails an Ihre Käufer verwendet werden. Falls Sie noch keine solche Vorlage besitzen, dann könne Sie hier auch direkt eine neue Retouren-Mail-Vorlage anlegen. Wichtig dabei ist, dass diese Vorlage die Afterbuy-Variabel <-BuyerReturnLabelUrl-> enthält. Anderenfalls wird zwar eine Mail basierend auf dieser Vorlage an die Käufer versendet, die jedoch keine URL zur Erstellung des Retourenscheins enthält. Alternativ besteht auch die Möglichkeit, eine vorgefertigte Afterbuy-Vorlage zu aktivieren. Hierfür suchen Sie zunächst am Ende der Seite den Punkt Standard E-Mail Text hinzufügen und wählen dann aus der Dropdown-Liste den Eintrag DHL Retouren-Etiketten mit Kunden-Link aus. Über die Schaltfläche hinzufügen wird diese Standard-Vorlage dann Ihrer Liste der E-Mail-Vorlagen angefügt.

Mail-Adresse des Käufers

In jedem Verkauf, für den eine Retouren-Mail verschickt werden soll, muss die E-Mail-Adresse des Käufers hinterlegt sein. Anderenfalls wird es bei dem Versuch, eine E-Mail zu verschicken, zu einer entsprechenden Fehlermeldung kommen. Daher prüfen Sie im Zweifel zuvor, ob für die Käufer auch entsprechende E-Mail-Adressen hinterlegt sind.

Retouren-Mail-Versand

Wechseln Sie zunächst zur Verkaufsübersicht und selektieren Sie dort alle Verkäufe, für die Sie E-Mails verschicken möchten. Anschließend klicken Sie Alle auswählen und selektieren dann in der Dropdown-Liste den Punkt DHL-Retouren-Etiketten drucken aus. Klicken Sie dann die Schaltfläche Ausführen. Hiernach gelangen Sie zur Seite mit den Einstellungen für den Retourendruck.

Aktivieren Sie hier den Punkt E-Mail mit Kunden-Link an Käufer schicken und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste darunter Ihre E-Mail-Vorlage aus. Gegebenenfalls möchten Sie noch weiter Einstellungen vornehmen. Klicken Sie schließlich die Schaltfläche Drucken, um den Mailversand einzuleiten.

Nach der Ausführung prüfen Sie bitte auf der Seite DHL-Retouren-Etiketten-Druck, ob eventuell Fehler aufgetreten sind. Versuchen Sie zunächst, die Ursachen der Fehler herauszufinden und diese zu beheben. Führen Sie anschließend den Vorgang erneut aus. Bitte beachten Sie, dass es vielerlei Ursachen für ein Fehlschlagen geben kann, die in der Regel nicht auf Afterbuy zurückzuführen sind. An dieser Stelle noch eine beispielhafte E-Mail, die Ihre Kunden von Ihnen bekommen würden.

Falls Sie von Käufern die Mitteilung erhalten, dass keine E-Mail empfange wurde, dann kann es daran liegen, dass Ihre E-Mail im Spam-Ordner des Käufers gelandet ist. In diesem Fall fordern Sie Ihren Käufer bitte auf, im Spam-Ordner nachzuschauen.

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